تبدأ سلسلة الاجراءات الفنية في مؤسسات المكتبات من الانشطة والمهام التي تنجز في قسم التزويد. وهو القسم المسؤول عن تنمية مجموعات المكتبة ورفدها بمصادر المعلومات و تنتهي باجراءات جرد وصيانة المصادر على اختلاف انواعها. وبشكل عام تقيدت معظم المكتبات على اختلاف انواعها بمنهجية عمل تكاد تكون موحدة باختلاف الامكانيات و الادوات المستخدمة. بالتالي يمكن اعطاء تعريف لمفهوم الاجراءات الفنية في المكتبات بالقول:

هي عبارة عن سلسلة من الفعاليات و المهام التي تنفذها المكتبات من اجل تنمية مجاميع المكتبة ورفدها بمصادر المعلومات و العمل فهرستها وتصنيفها و فقا لقواعد ومعايير دولية لتيسر اتاحتها لجمهوم المستفيدين.

ويمكن تقسيم الاجراءات الفنية في المكتبات وفقا للاقسام والشعب التي تتم فيها الى:

الاجراءات الخاصة بقسم التزويد :

1. المساعدة فى عملية اختيار المواد المكتبية.

2. تجهيز قوائم وملفات الكتب والمواد المكتبية الاخرى تحت الطلب.

3. اجراء البحث الببليوغرافى قبل الطلب وعمل مداخل رئيسية لها و التى من المحتمل ان تستخدم عندما تفهرس المواد

4. اختيار التجار او الناشيرين او الباعة وكذلك المصادر الاخرى لغرض شراء الكتب والمواد الاخرى.

5. استلام الكتب والتاكد منها ومن حالتها والتاكد من السعر والتخفيض ومدى مطابقتها الى ما تم الاتفاق عليه مسبقا.

6. المصادقة على فواتير الشراء وارسالها الى قسم الميزانية من اجل دفع المبلغ.

7. ارسال الكتب والمواد المكتبية للفهرسة والتصنيف

8. تسجيل وختم المواد من اجل اثبات ملكيتها للمكتبة

9. استلام طلبات الاشتراك بالمجلات وكذلك استلام المجلات ووضع العلامات عليها كختمها مثلا

10. متابعة الطلبات المتاخرة

11. اصدار قائمة او نشرة بالمواد المكتبية الجديدة التى اضيفت الى مجاميع المكتبة.

12. اعداد بطاقة التزويد و تسجيل الكتب في سجل التزويد.

كل هذه المهام وغيرها كانت تنجز يدويا في الغالب من قبل العاملين في المكتبة. لكن اليوم الكثير من هذه المهام يمكن ان تنفذ في بيئة عمل النظم الالية المتكاملة مثل نظام كوها الذي يخصص مساحة واسعه من وظائفه لعمليات التزويد بدأ من المراسلة وانتهاءً باستلام المصدر و اشعار المستفيدين بوصوله.

الاجراءات الخاصة بقسم الفهرسة والتصنيف

في معظم المكتبات التقليدية يعد قسم الفهرسة والتصنيف هو القسم المسؤول عن الاعداد الفني لمصادر المعلومات من خلال تنفيذ الفهرسة الوصفية و الموضوعية وتمثيلها في البطاقات الخاصة بالفهارس التقليدية. وتقع على عاتق العاملين فيه ايضا ادامة صيانة الفهارس البطاقية و تحديثها بشكل مستمر. و غالبا ما يعتمد العاملين في هذا القسم على ادوات معيارية لتنفيذ واجباتهم مثل خطط التصنيف وقواعد الفهرسة فضلا عن قوائم رؤوس الموضوعات و المكانز.

وبعد دخول الحوسبة الى مجال عمل هذا القسم تقلص وقت اعداد المصادر كثيرا و حصل المستفيد على نتائج افضل. اذ تم اختزال العديد من الحلقات التي كانت تجري على المصدر قبل ان يكون جاهز للاعارة. وذلك بفضل النظم المحوسبة التي اصبح بالامكان تنفيذ عمليات الفهرسة و التصنيف آليا وبشكل مباشر ليكون المخرج بالنهاية هو الفهرس الالي. وعندما تكلمنا عن موضوع حوسبة الفهارس العامة لاحظنا كيف انها كانت افضل من الفهارس التقليدية في جوانب عدة. وبشكل عام يمكن بيان اهم مجالات الحوسبة بالاتي:

1. انتاج البطاقات الورقية الياً من خلال تحويل بيانات الحقول المخزن في النظام الى مخرج بطاقي.

2. الاشتراك في خدمات الفهرسة التعاونية، وامكانية تبادل البيانات الوصفية بين المكتبات.

3. انتاج الرمز الشريطي Bar Code لمتطلبات تقنية الترددات الراديوية.

4. انتاج القوائم الببليوغرافية و الكشافات آليا من محتوى قواعد البيانات في النظام الآلي للمكتبة.

5. التكامل مع باقي الشعب والاقسام باستقبال البيانات وارسالها.

الاجراءات الخاصة بالاعارة.

واحدة من اكثر مهام المكتبة فاعلية كونها ترتبط بالمستفيدين مباشرة. وغالبا ما يكون رضا المستفيدين عن المكتبة وخدماتها مبني على اساس ما يقوم به الموظفين في قسم الاعارة. علما ان هذا القسم مسؤول على مجموعة من الوظائف المتداخلة وهي:

1. تقديم خدمة الاعارة من خلال جلب المصادر من مخازنها وتقدم الى المستفيدين بعد اجراء عمليات التسجيل في بطاقة الاعارة و هوية المستفيد.

2. ارجاع المصادر الى موضعها في المخازن بعد ان تتم اعادتها من قبل المستفيد و اجراء عمليات الشطب من الذمة.

3. تنفيذ عمليات ابراء الذمة للمستفيدين بشكل دوري.

4. صيانة الفهرس البطاقي.

5. اعداد تقارير الاعارة بعدد الكتب المعارة و عدد المستفيدين.

6. المساهمة في عمليات الجرد.

هذه المهام المتداخلة غالبا ما تتطلب عدد اكبر من الموظفين بالتالي غالبا ما تجد العدد الاكبر من الموظفين متواجدين في هذا القسم. علما ان طبيعة العمل والمهام غالبا لا تشترط مستوى تاهيل عالي او تخصص موضوعي. وعليه يمكن القول ان التوجه الى حوسبة العمليات التي تنفذ في قسم الاعارة يمكن ان تحقق فوائد وعوائد اجابية للمكتبة. و يمكن ايجاز اهم مجالات الحوسبة بالاتي:

1. تطوير نظام الاعارة الذاتية. التي تمكن المستفيد من تنفيذ العملية بدون وساطة الموظفين

2. امكانية الارجاع الالي وابراء ذمة المستفيدين من خلال النظام المحوسب.

3. اصدار التقارير والنشرات والاحصائيات الخاصة بعمل الاعارة.

4. المساهمة في تحديث و صيانة الفهارس الالية.

5. تطوير خاصية الجرد الالي لمصادر المكتبة.

عمليات جرد مجاميع المكتبة

من العمليات المرهقة والمعقدة في المكتبات هو الجرد الدوري سواء كان سنويا او اكثر. اذ ان هذه العلمية تستفذ الكثير من الوقت والجهد في تنفيذها وتتطلب احيانا من بعض المكتبات غلق المكتبات او تقليص خدماتها على المطالعة فقط . اذ يتم في الغالب اشراك معظم العاملين فيها. بالتالي فأن دخول الحوسبة واستخدام النظم المتكاملة اسهم في توفير ادوات و طرائق سهلة لتنفيذ عملية الجرد بوقت وجهد لا يقارن في السابق. بالامكان استخدام قاعدة بيانات الفهرس وتحميلها على اجهزة الماسح اليدوي ثم القيام بمطابقتها مع الكتب على الرفوف للحصول على نتائج دقيقة وباسرع وقت من خلال التقرير النهائي لعملية الجرد علما ان هذه العملية قد لاتتطلب اكثر من موظف واحد او اثنين لتنفيذها مع استمرار عمل المكتبة بخدماتها كافة. ولعل استخدام تكنولوجيا التردادات الراديوي كان لها الفضل في تحقيق هذا المستوى من العمل.

فوائد حوسبة الاجراءات الفنية في المكتبات

بعد الاطلاع على اهم المجال التي يمكن الافادة من الاجهزة و البرمجيات في تنفيذ نجمل في ما ياتي اهم الفوائد التي يمكن ان تعود على المكتبة والمستقيدين من خدماتها بالاتي:

1. تحقيق جودة افضل في تنفيذ العمليات وكسب المزيد من الوقت بالقليل من الجهد.

2. امكانية تفريغ عدد اكبر من العاملين في اقسام الاجراءات الفنية وتوجيههم الى تقديم مهام و وظائف اخرى لخدمة المستفيدين

3. خفض تكاليف انجاز المهام و الوظائف و التقليل من استهلاك المواد الورقية والاحبار .

4. تحقيق التكامل الفعال بين اقسام المكتبة من خلال وحدة النظم المحوسبة التي تشترك في قاعدة بيانات موحدة .

5. زيادة كفاءة ومهارة العاملين في المكتبة في التعامل مع الاجهزة والبرمجيات.

6. الاستغناء عن الكثير من المهام الروتينية و التركيز على تنفيذ ماله علاقة بالاهداف الحقيقية للمكتبة.

7. تقليص وقت المستفيدين في الحصول على الخدمة. على سبيل المثال لا توجد مقارنة في اثبات براءة ذمة المستفيد بين النظام التقليدي و النظام المحوسب.

8. تحسين مظهر المكتبة امام الادارات العليا من اجل تحقيق المزيد من الدعم.

9. تبسيط اجراءات التعاون مع المكتبات الاخرى.