مراحل واستراتيجية حوسبة مؤسسات المكتبات

 

سبق الاشارة الى ان التحول من النظم التقليدية الى النظم المحوسبة الكاملة يمكن ان يمر عبر اربع مراحل اساسية تكتسب مفهومها من مستوى العمل المحوسب الى العمل اليديوي وكالاتي:

1.      المكتبات التقليدية جزء من خدماتها محوسبة.

2.      المكتبات الهجينة التي تتعادل فيها الاعمال التي تنجز يدويا بتلك التي تنجز الالكترونيا.

3.      المكتبات المحوسبة وجزء من خدماتها تقليدية.

4.      والمكتبات المحوسبة بشكل كامل.

ولمزيد من المعلومات عن هذا الموضوع يتم مراجعة محاضرة المكتبات الالكترونية . عموما اي استراتيجية لتنفيذ عملية التحول الى النظم المحوسبة بشكل كامل يجب ان يأخذ بنظر الاعتبار الآتي:

 

1.      يجب ان لا تكون اجراءات تنفيذ عملية التحول على حساب استمرار الخدمات المقدمة للمستفيدين.

2.      يراعى تقسيم اعباء العمل على العاملين في المكتبة واشراك الجميع كل حسب خبراته ومهارته.

3.      توفير المتطلبات الاساسية لتنفيذ عملية التحول قبل المباشرة الفعلية بالعمل.

4.      اختيار انسب النظم الالكترونية لتنفيذ عملية التحول .

5.      وضع مخطط زمني مدروس لتنفيذ مراحل التحول والالتزام الحرفي به.

6.      تنظيم مصادر المعلومات و عمل الجرد النهائي لموجودات المكتبة قبل التنفيذ.

7.      دراسة تجارب المؤسسات المماثلة والتي سبق لها تنفيذ عملية التحول للافادة من الجوانب الايجابية وتجاوز الجوانب السلبية.

8.      تقسيم العاملين في المكتبة الى فرق عمل تخصصية تكلف كل فرقة بمهام لا تتقاطع مع الفرق الاخرى.

9.      الحرض على اعداد التقرير اليومي لمراحل تقدم العمل على ان تصدر منه النسخة الاسبوعية التي ترفع للجهات العليا. لضمان المتابعة والدعم.

مراحل تنفيذ عملية التحول:

يمكن تقسيم مراحل التحول وفقا للاستراتيجية المعتمدة الى الآتي:

1.      المرحلة الاولى تقديم دراسة الجدوى: العمل على اعداد دراسة الجدوى و التي يفترض ان تتضمن الاهداف و المتطلبات الضرورية لتنفيذ عملية الحوسبة فضلا عما ياتي:

·       تحديد الدوافع و المبررات والأسباب التي تدفع المؤسسة الى تنفيذ عملية التحول.

·       تقديم رؤيا مستقبلية توضح فيها العوائد الايجابية لعملية التحول.

·       تحديد المتطلبات الاساسية من الاجهزة والمعدات والبرمجيات.

·       تحديد المتطلبات القانونية والتشريعية المطلوبة لتنفيذ عملية التحول.

·        وضع خطة مفصلة لتنفيذ عملية التحول وفقا لجداول زمنية متفق عليها.

·       تحديد اوجه استثمار الموارد البشرية بالشكل الامثل لتنفيذ عملية التحول.

2.      المرحلة الثانية توفير الاجهزة والمعدات:  مرحلة توفير المتطلبات وتهيئة المستلزمات. والتي تتضمن تنفيذ ما ياتي:

·       اختيار و توفير الاجهزة والمعدات وفقا للمواصفات الفنية المحددة في متطلبات التنفيذ. والعدد المطلوب من كل جهاز.

·       التحقق من توصيلات الانترنت و توفير معداتها بشكل كامل.

·       صيانة المنظومة الكهربائية والتحقق من كفاءتها.

·       التنسيق مع الفريق الفني لاغراض الصيانة المستمرة.  

·       ضمان عمل اجهزة التكييف و التدفئة بشكل جيد.

·       التحقق من المنظومات الامنية ومنظومات اطفاء الحريق .

3.      المرحلة الثالثة اختيار الانظمة والبرمجيات و التطبيقات: ويتم فيها اختيار نظم التشغيل و التطبيقات البرمجية التي تتطلبها الاجراءات الخاصة بتنفيذ عملية التحول والتي قد تشمل الاتي:

·       نظام تشغيل الحاسبات والذي يجب ان يتوافق مع المواصفات الفنية لأجهزة الحواسيب المتوفرة.

·       التطبيقات البرمجية مثل تطبيقات المكتب والتي يفضل ان تكون باصدار حديث ويتلائم مع اصدار ونوع نظام التشغيل المستخدم.

·       النظام الالكتروني لادارة المكتبة. ويفضل دائما الانظمة المعروفة عالمية والتي حصلت على اجماع بجودتها وملائمتها.

·       انظمة مكافحة الفيروسات للحفاظ على امن المعلومات الخاصة بالمكتبة.

4.      المرحلة الرابعة مرحلة التدريب والتطوير. وهنا لا بد من وضع برنامج لتدرسيب العاملين في المكتبة كل حسب مهامه ومتطلباته وكالاتي:

·       برنامج تدريبي شامل على استخدام الحواسيب

·       برنامج تدرسيبي حول تطبيقات المكتب

·       برنامج تدريبي على نظام المكتبة.

·       برنامج تدريب المدربين

ويمكن ان يتم تكرار البرامج التدريبية على مستويات المبتدأ و المتوسط والمتقدم.

5.      المرحلة الخامسة التنفيذ. وتشتمل على مراحل فرعية وكالاتي:

·       جرد موجودات المكتبة من المصادر.

·       المباشرة بادخال البيانات الخاصة بالمصادر على نظام الفهرسة حسب مواصفات تلك المصادر و شروط استخدامها.

·       ادخال بيانات المستفيدين الفعليين

·       استكمال مراحل بناء الفهرس الالي

·       تنفيذ نظام الاعارة

·       تنفيذ نظام الدوريات أو أي أنظمة أخرى تعمل عليها المكتبة

·       ربط الفهرس الآلي بنظام الإعارة لمتطلبات الاعارة الذاتية

·       ربط مصادر المكتبة بالمنظومات الأمنية من خلال شرائح التتبع والبوابات الامنية.

 

6.      المرحلة السادسة الاستخدام التجريبي. لغرض التحقق من كفاءة العمل يتم فتح النظام الالكتروني للاستخدام لمدة زمنية محددة لاختباره و التعرف على اي جوانب قصور فيه.

7.      المرحلة السابعة. الصيانة و التحديت. في حالة وجود اي خلل اثناء الاستخدام تمم عملية الصيانة واصلاح الاخطاء فضلا عن وضع برنامج الاستمر بادخال المستجدات و المصادر الحديثة.